Kita belum bisa memprediksi kapan pandemi ini berakhir. Dari awal pandemi sampai hari ini, bekerja dari rumah atau WFH dan belajar dari rumah sudah biasa kita lakukan. Bekerja secara remote dan online pun sudah menjadi keseharian kita. Berbagai tool online seperti online meeting tool, penyimpanan cloud, email, dan yang lain seolah menjadi teman kita sehri-hari.
Namun, pernahkah kita berpikir, apakah cara kerja kita online selama ini sudah efektif ? Apakah dengan penggunaan berbagai tool online, kita menjadi lebih produktif atau malah sebaliknya ? Atau bahkan, sebagian kita masih ragu, bingung, dan merasa, lebih baik kita offline saja ?
Terlepas dari itu semua, karena kita belum bisa memastikan kapan pandemi ini berakhir, maka bekerja secara online adalah pilihan pasti. Mungkin, jika kita bekerja sendirian, kerja online tidak begitu menimbulkan masalah. Namun, bagaimana jika kita kerja tim ? Bagaimana kita bisa berkolaborasi online secara efektif dan produktif ? Kita akan bahas dalam artikel ini tips berkolaborasi secara online.
Pertama, kita definisikan dulu, tool apa saja yang kita perlukan :
- Office document.
- Tempat penyimpanan file.
- Online meeting tools.
- Task control / task management team control.
- Satu tools yang menjaga feel kita untuk bisa stay connected dengan tim kita.
No 1 sampai 3, mungkin kita bisa mengatakan, Google tools sudah cukup. Tapi mungkin sebagian kita masih menggunakan Office document di lokal komputer kita. Padahal, dengan menggunakan Google tools online, kita bisa berkolaborasi secara maksimal.
Misalnya, kita ada pekerjaan membuat proposal. Proposal ini bisa kita buat secara kolaborasi, tidak dikerjakan sendiri. Jika kita masih menggunakan Office tool dengan mindset loka, biasanya, si A membuat draft, lalu di email ke si B. Si B review, dikirim ke si A. Si C ingin membantu menambahkan Bab 3 misalnya, maka si A mengirim ke si C. Lalu semua hasil akhir di gabungkan oleh si A. Efektifkah ? tidak.
Yang seharusnya kita lakukan adalah, letakkan file / document tersebut di Google drive. Berikan akses ke orang-orang yang terlibat. Semua orang yang terlibat, membuka file yang sama di Google drive. Si A mengerjakan Bab 1 – Bab 2, si C mengerjakan Bab 3, dan si B langsung meriview di dokumen yang sama secara real time. Lebih efektif bukan ? Bagaimana jika meeting online ? Kita bisa menggunakan Google Meet. Pada saat meeting, semua orang bisa membuka file yang sama secara bersamaan, mengedit bersamaan.
No 4 dan 5, yang kita perlukan adalah sebuah online task management. Misalnya, kita bisa menggunakan Trello. Lalu kita buat kategorisasi status pekerjaan, misalnya To Do, In Progress, Done. Ini kita setting sebagai kolom pada Trello. Lalu setiap pekerjaan atau task, kita buatkan Cardnya pada masing-masing kolom dan di assign ke orang terkait. Komunikasi progress pada setiap task dilakukan pada comment di masing-masing card. Ini membuat kita selalu stay connected dengan tim kita. Contohnya bisa di lihat pada Trello LPPM Al Muslim di bawah ini.
